Bulevar Zorana Đinđića 113 B
+(381) 11 40 52 124
office@readyforit.space

KAKO SE PRIPRAVITI NA IT PROJEKT?

Temelj za učinkovito in uspešno izvedbo projekta je ustrezna priprava, ki še pred fazo načrtovanja narekuje izvedbo vrsto drugih, v praksi pogosto spregledanih aktivnosti. Napotkov in nasvetov ter knjig o izvedbi projektov je resnično veliko, zato napisati nekaj novega predstavlja precejšen izziv. A na podlagi več kot 70 IT projektov, od tega vsaj 50 ERP projektov, lahko zagotovim, da je najbolj pomembna priprava IT projekta. V nadaljevanju podajam priporočila, za vsak prst na roki eno priporočilo.

1. Določite poslovno potrebo 

Pobuda za IT projekt naj ne vsebuje konkretne IT rešitve (SAP, Ax, Oracle). Na prvi pogled kontradiktorno, saj si projekt lažje predstavljamo s pomočjo IT aplikacij. Vendar je za to na začetku IT projekta še mnogo prezgodaj, saj lahko s tem povzročimo omejevanje možnih rešitev in občutek vsiljevanja vnaprej določene aplikacije. To pa lahko vpliva na motiviranost udeležencev projekta.

Namesto tega najprej določite poslovno ozadje projekta, iz katere izhaja poslovna potreba za IT projekt. Ta je lahko problem ali težava v obstoječem poslovanju; poslovna priložnost trenutnega ali bodočega poslovanja ali omejevanje tveganj v poslovanju. Definiramo jo lahko tudi s pomočjo opisa, kaj se bo vaši organizaciji dogodilo, če IT projekta ne boste izvedli. Zaželeno je, da poslovno potrebo povežete s strategijo, oziroma lahko to naredite tudi še v naslednjem koraku.

2. Določite poslovnega nosilca 

Prvi udeleženec IT projekta ni vodja IT, temveč poslovni nosilec projekta. To je oseba, ki je odgovorna za pokritje poslovne potrebe v obliki poslovnih učinkov in koristi, ki so pravi rezultat projekta. Lastnik projekta bo kot pravi gospodar najprej preveril oziroma določil povezanost projekta s strategijo, preveril razpoložljivost virov in primernost trenutka za izvedbo projekta, ter kasneje potrdil investicijo v projekt. Šele poslovni nosilec skupaj s projektno pisarno (če ta v organizaciji obstaja) določi vodjo projekta in poslovnega analitika, ki bosta njegovi desni roki. Pogosto ga imenujemo tudi sponzor projekta, ki je na podlagi zapisanega mnogo več kot le nekdo, ki priskrbi denar za projekt in formalno potrdi izvedbo projekta.

  3. Določite vizijo projekta 

Lastnik projekta je odgovoren tudi za formaliziran zapis glavnega namena IT projekta v dveh do treh stavkih. Vizija projekta pomeni povezanost projekta z vizijo poslovanja. Zapisana mora biti tako, da jasno sporoča korist in nujnost projekta za organizacijo. Je preizkusni kamen za dobro komunikacijo projekta, saj naj ji nebi nasprotoval nobeden od udeležencev projekta. Če ji, potem je nismo dobro zapisali ali pa izhajamo iz napačne poslovne potrebe.

4. Določite blagovno znamko IT projekta 

Določite kratko ime projekta, ki je povezano z dejavnostjo vaše organizacije (npr. Matica, Energy, SMartProc, UZ.klik). Zaželeno je, da imenu dodate tudi simbol oz. razpoznavni znak, še posebej, če bo šlo za daljši in obsežnejši projekt z večjim številom različnih udeležencev.

Poslovno potrebo, vizijo projekta in blagovno znamko projekta komunicirajte do vseh udeležencev projekta, pri čemer naj bo glavni nosilec te komunikacije lastnik projekta (sponzor).

5. Identificirajte vse udeležence IT projekta 

Udeleženci ali deležniki projekta niso samo tisti zaposleni, ki bodo IT projekt izvajali, temveč so to tudi vsi tisti posamezniki in skupine, ki bodo pod pozitivnim ali tudi negativnim vplivom projekta. Za vsakega udeležence določite njegova pričakovanja, želje in interese povezane s projektom. Ne pozabite pri tem na najpomembnejšega udeleženca – stranko/kupca.

6. Oblikujte trinivojsko organizacijo projekta 

Šele sedaj določimo organizacijsko strukturo projekta, ko projektne vloge in odgovornosti dodelimo posameznikom z imeni in priimki. Organizacijska struktura mora zajeti tri nivoje organizacije projekta: upravljanje (nadzorni svet projekta, lastnik projekta, projektna pisarna), vodenje (vodja projekta) in izvajanje (člani projektnega tima).

7. Identificirajte možne pristope k rešitvi  

Še vedno ne opisujte konkretnih aplikacij in storitev, temveč z udeleženci projekta viharite zamisli, s čim in kako boste zadovoljili vašo poslovno potrebo in uresničili vizijo projekta. Razpravljajte ali pride v poštev sprememba poslovnega modela, sprememba organiziranosti, razvoj novih kompetenc zaposlenih, sprememba poslovnih procesov, uvedba informacijske rešitve ali kombinacija več naštetih elementov pristopa k rešitvi.

8. Določite podrobnejše zahteve  

Ko je izbran pristop k rešitvi, definirajte vse potrebne zahteve, ki bodo omogočile izvedbo IT projekta Sedaj je čas za natančen opis kakšno rešitev iščemo. Če ste v preteklosti že izvajali podobne projekta, ne iščite najprej podobnosti, temveč najprej odkrijte razlike.

9. Izračunajte povračilo investicije 

Na podlagi dobro definiranih zahtev in tveganj projekta kar najbolje ocenite z njimi povezane notranje in zunanje stroške, ki jih primerjajte s pričakovanimi poslovnimi koristmi in učinki. Primerjava vam pokaže pričakovano donosnost IT projekta in čas povračila vaše naložbe v projekt. Vse skupaj zapišite v dokumentu tipa projektna listina, zagonski elaborat.

10. Formalno potrdite izvedbo IT projekta  

Preden lastnik projekta s podpisom dokumenta priprave projekta potrdi njegovo izvedbo, preverite še stopnjo pripravljenosti organizacije, ki vsebuje: finančno zmožnost, usposobljenost, motiviranost in razpoložljivost človeških virov, ustreznost notranjega in zunanjega trenutka za projekt, zmožnost organizacije za absorbcijo sprememb, ki jih bo prinesel IT projekt.

Pa srečno, no bolje vztrajno!